Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese AGB gelten ausschließlich für Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (B2B). Die Nutzung durch Verbraucher (§ 13 BGB) ist ausgeschlossen. Der Nutzer bestätigt bei Vertragsschluss seine Unternehmereigenschaft. FormConcierge behält sich vor, die Unternehmereigenschaft durch geeignete Maßnahmen zu überprüfen (z. B. Abfrage der USt-IdNr. oder Handelsregisternummer).

(2) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Nutzers werden nicht Bestandteil des Vertrages, es sei denn, ihrer Geltung wird ausdrücklich in Textform (§ 126b BGB) zugestimmt. Dies gilt auch, wenn FormConcierge die Leistung in Kenntnis entgegenstehender AGB des Nutzers vorbehaltlos erbringt.

(3) Individualvereinbarungen (einschließlich solcher in Textform, z. B. per E-Mail) gehen diesen AGB in jedem Fall vor (§ 305b BGB).

§ 2 Vertragsschluss

(1) Die Darstellung der Dienstleistung auf der Website stellt kein rechtsverbindliches Angebot dar, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (invitatio ad offerendum).

(2) Der Vertrag kommt zustande, wenn der Nutzer das Bestellformular absendet (Angebot) und FormConcierge die Bestellung per E-Mail bestätigt oder die Leistung freischaltet (Annahme).

(3) Die AGB werden dem Nutzer vor Vertragsschluss in speicher- und druckbarer Form zur Verfügung gestellt. Durch Absenden der Bestellung bestätigt der Nutzer die Kenntnisnahme und Geltung dieser AGB.

§ 3 Leistungsbeschreibung

(1) FormConcierge bietet eine KI-gestützte Dienstleistung zur Erstellung von Antwort-Entwürfen (Drafts) für Sicherheitsfragebögen (Vendor Security Questionnaires). Es handelt sich um einen Dienstvertrag (§ 611 BGB); geschuldet wird das fachgerechte Bemühen, nicht ein bestimmter Erfolg.

(2) Die Dienstleistung umfasst:

• das maschinelle Auslesen (Parsen) von Excel-Fragebögen,
• die KI-gestützte Generierung von Antwort-Entwürfen auf Basis der vom Nutzer bereitgestellten Richtlinien-Dokumente, und
• die Bereitstellung eines Referenz-Pakets mit Quellenverweisen (probabilistische Zuordnungen; keine Garantie für inhaltliche Korrektheit der Verweise).

(3) FormConcierge erbringt weder Rechtsberatung im Sinne des RDG noch Compliance-, Steuer- oder Wirtschaftsprüfungsberatung. Die generierten Inhalte stellen keine konkreten Rechtsanwendungs- oder Subsumtionsleistungen dar. Der Nutzer hat die Ergebnisse eigenverantwortlich durch fachkundige Berater überprüfen zu lassen.

§ 4 Nutzungsrechte und geistiges Eigentum

(1) Der Nutzer räumt FormConcierge ein einfaches, zeitlich auf die Vertragslaufzeit begrenztes Nutzungsrecht an den hochgeladenen Dokumenten ein, ausschließlich zum Zweck der Vertragserfüllung (Parsing, Generierung, Referenzierung). Eine darüber hinausgehende Verwendung findet nicht statt.

(2) Sämtliche durch FormConcierge generierten Antwort-Entwürfe (Outputs) gehen mit Bezahlung in das uneingeschränkte Nutzungsrecht des Nutzers über. FormConcierge behält keinerlei Verwertungs-, Lizenz- oder Eigentumsrechte an den Outputs.

(3) FormConcierge nutzt Outputs nicht für andere Kunden weiter und verwendet sie nicht zur Erstellung allgemein zugänglicher Inhalte.

(4) Freistellung bei Schutzrechtsverletzungen: Sofern Dritte Ansprüche gegen den Nutzer wegen Schutzrechtsverletzungen geltend machen, die durch die vertragsgemäße Nutzung der Outputs entstehen, wird FormConcierge den Nutzer von nachgewiesenen, unmittelbaren Kosten freistellen, begrenzt auf den Haftungs-Cap gemäß § 7 Abs. 5.

§ 5 Pflichten des Nutzers — Draft & Verify

(1) Alle durch FormConcierge generierten Antworten sind unverbindliche Entwürfe (Drafts). Sie werden unter Einsatz von Künstlicher Intelligenz erstellt und können inhaltliche Fehler, Ungenauigkeiten oder sogenannte KI-Halluzinationen (sachlich unzutreffende, aber plausibel formulierte Aussagen) enthalten.

(2) Der Nutzer ist verpflichtet, jeden Entwurf vor der Weitergabe an Dritte (insbesondere an Auftraggeber, Auditoren oder Behörden) inhaltlich zu prüfen und freizugeben. Umfang und Tiefe der Prüfung bestimmt der Nutzer nach eigenem pflichtgemäßen Ermessen unter Berücksichtigung des Risikoprofils der jeweiligen Antwort.

(3) Die inhaltliche Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der endgültig freigegebenen Antworten liegt beim Nutzer. Dies entbindet FormConcierge nicht von der Haftung für eigene technische Pflichtverletzungen (z. B. fehlerhaftes Parsing, fehlerhafter Export, Datenverlust) gemäß § 7.

(4) FormConcierge kennzeichnet alle Ausgaben als „ENTWURF" (Draft) innerhalb der Benutzeroberfläche und in den exportierten Dateien (Metadaten, Kommentare). Der Nutzer ist für die Kennzeichnung gegenüber Dritten nach Freigabe selbst verantwortlich.

(5) Der Nutzer sichert zu, dass er keine exportkontrollierten Daten oder Informationen hochlädt, die nationalen Embargo- oder Ausfuhrbeschränkungen unterliegen.

§ 6 Vertraulichkeit & Geschäftsgeheimnisschutz

(1) Beide Parteien verpflichten sich, sämtliche im Rahmen der Vertragsbeziehung erlangten Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich zu behandeln. Dies umfasst insbesondere Geschäftsgeheimnisse im Sinne des GeschGehG (z. B. Architekturpläne, Schwachstellenberichte, interne Richtlinien, IP-Adressen, API-Keys), die über die Plattform übertragen werden.

(2) FormConcierge wird vertrauliche Informationen des Nutzers ausschließlich zur Vertragserfüllung verwenden und nicht an Dritte weitergeben — mit Ausnahme der in § 11 genannten Unterauftragnehmer, die einer gleichwertigen Vertraulichkeitsverpflichtung unterliegen.

(3) Die Vertraulichkeitsverpflichtung gilt über das Vertragsende hinaus für einen Zeitraum von drei (3) Jahren.

(4) Die Verpflichtung entfällt für Informationen, die (a) öffentlich bekannt sind oder werden, (b) der empfangenden Partei bereits bekannt waren, (c) von Dritten rechtmäßig übermittelt werden, oder (d) aufgrund gesetzlicher Verpflichtung offengelegt werden müssen.

§ 7 Haftung

(1) FormConcierge haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, bei Vorsatz und arglistigem Verschweigen von Mängeln sowie nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes.

(2) Bei grober Fahrlässigkeit haftet FormConcierge in Höhe des vertragstypischen, vorhersehbaren Schadens.

(3) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet FormConcierge nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Nutzer regelmäßig vertrauen darf. Dies umfasst insbesondere:

• die technisch korrekte Verarbeitung und den fehlerfreien Export der Dateien,
• die Mandantentrennung (keine Vermischung von Kundendaten),
• die Vertraulichkeit und Datensicherheit der hochgeladenen Informationen, und
• die Bereitstellung eines funktionsfähigen Dienstes entsprechend § 13.

In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(4) Die Haftung für Folgeschäden (insbesondere entgangener Gewinn, Verlust von Geschäftschancen, mittelbare Schäden) ist — außer in den Fällen der Absätze 1 und 2 — auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(5) Haftungs-Cap: Außer in den Fällen des Absatzes 1 ist die Gesamthaftung von FormConcierge pro Schadensfall auf den höheren der folgenden Beträge begrenzt:

• die in den letzten zwölf (12) Monaten vor dem Schadensereignis vom Nutzer an FormConcierge gezahlte Gesamtvergütung, oder
• EUR 5.000 (nach oben wird der höhere Wert angesetzt).

(6) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der Erfüllungsgehilfen und Unterauftragnehmer (§ 11) von FormConcierge, soweit Ansprüche direkt gegen diese geltend gemacht werden.

(7) Mitverschulden: § 254 BGB bleibt unberührt. Insbesondere trifft den Nutzer ein Mitverschulden, wenn er Entwürfe entgegen § 5 Abs. 2 ohne Prüfung an Dritte weitergibt.

§ 8 Gewährleistung

(1) Inhaltliche Richtigkeit: Da es sich um einen Dienstvertrag handelt (§ 3 Abs. 1), übernimmt FormConcierge keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder Eignung der KI-generierten Antworten für einen bestimmten regulatorischen oder vertraglichen Zweck. Insbesondere wird keine Gewähr dafür übernommen, dass die Outputs die Anforderungen spezifischer Normen (z. B. ISO 27001, TISAX, SOC 2, NIS-2) vollständig erfüllen.

(2) Technische Funktionsfähigkeit: FormConcierge gewährleistet, dass die Plattform im Wesentlichen gemäß der Leistungsbeschreibung (§ 3) funktioniert. Technische Mängel (z. B. fehlerhaftes Parsing, korrupte Exporte, fehlerhafte Zellzuordnung) sind keine bloßen Inhaltsfehler und unterliegen der vollen Gewährleistung nach den gesetzlichen Vorschriften, beschränkt durch § 7.

(3) Die Gewährleistungsfrist für technische Mängel beträgt zwölf (12) Monate ab Erbringung der jeweiligen Leistung. Dies gilt nicht, soweit das Gesetz zwingend längere Fristen vorsieht (§ 309 Nr. 8b BGB).

(4) Der Nutzer hat Mängel unverzüglich nach Entdeckung in Textform anzuzeigen.

§ 9 Dateisicherheit & Makro-Behandlung

(1) FormConcierge arbeitet im Sidecar-Verfahren: Die Originaldatei wird serverseitig nicht verändert. Antworten werden in eine technische Kopie geschrieben, die mittels der Bibliothek openpyxl erzeugt wird. Dabei können technisch bedingt Derivate entstehen (extrahierter Text, Strukturdaten). Diese werden ausschließlich zur Vertragserfüllung genutzt und gemäß § 12 gelöscht.

(2) Standardmäßig werden Makros beim Export entfernt (Output als .xlsx). Auf ausdrücklichen Wunsch kann der Export als .xlsm erfolgen. In diesem Fall hat der Nutzer das Risiko durch Makro-Ausführung selbst zu bewerten; FormConcierge prüft Makros nicht auf Schadcode.

(3) FormConcierge gewährleistet die grundlegende Funktionsfähigkeit der exportierten Datei (Zellwerte, grundlegende Formatierung). Keine Garantie besteht für die vollständige Erhaltung komplexer Features (z. B. bedingte Formatierungen, verschachtelte benannte Bereiche, ActiveX-Steuerelemente). Sofern Validierungen (Dropdowns), geschützte Bereiche oder Formeln durch den Exportprozess beeinträchtigt werden, ist dies ein technischer Mangel nach § 8 Abs. 2 und wird durch FormConcierge zeitnah behoben.

(4) FormConcierge führt eine sanitäre Prüfung aller KI-Outputs auf bekannte Angriffsmuster durch (Formula Injection, Schadcode-Muster). Trotz dieser Maßnahmen kann eine vollständige Abwehr sämtlicher Angriffsmuster nicht garantiert werden.

(5) Hinweis: Wir empfehlen, stets mit einer Kopie Ihrer Originaldatei zu arbeiten.

§ 10 Hinweis zur Nutzung Künstlicher Intelligenz

(1) FormConcierge setzt Large Language Models (LLMs) von Drittanbietern ein. Die eingesetzten Modelle werden in der Datenschutzerklärung und im Vendor Trust Pack benannt. FormConcierge behält sich vor, das eingesetzte Modell zu ändern, sofern die wesentliche Leistungsqualität erhalten bleibt. Wesentliche Modellwechsel (z. B. Wechsel der Modellgeneration) werden dem Nutzer mit angemessener Frist angekündigt.

(2) KI-generierte Inhalte werden innerhalb der Benutzeroberfläche und in den exportierten Dateien als solche gekennzeichnet (visuelles Highlighting, Zellkommentare, Metadaten). Eine automatische Kennzeichnung in Dokumenten, die der Nutzer nach Freigabe an Dritte weitergibt, erfolgt nicht; der Nutzer ist für die Einhaltung seiner eigenen Transparenzpflichten (insbesondere EU AI Act) selbst verantwortlich.

(3) Kein Training mit Kundendaten: FormConcierge verwendet Kundendaten nicht zum Training, Fine-Tuning oder zur systematischen Verbesserung eigener oder fremder KI-Modelle. Feedback-Signale (z. B. Bewertungen) werden ausschließlich zur Qualitätssicherung des Dienstes genutzt, nicht als RLHF-Trainingsdaten.

(4) Die LLM-Anbieter sind vertraglich verpflichtet, Kundendaten nicht zum Training ihrer Modelle zu verwenden. FormConcierge setzt ausschließlich Produkte mit Zero Data Retention Konfiguration oder vergleichbaren vertraglichen Zusicherungen ein. Details zu den eingesetzten Subprozessoren und deren Datenverarbeitungsbedingungen sind der Datenschutzerklärung zu entnehmen, die in der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses geltenden Fassung Vertragsbestandteil wird.

§ 11 Datenschutz & Auftragsverarbeitung

(1) Sofern im Rahmen der Nutzung personenbezogene Daten verarbeitet werden, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. FormConcierge stellt den AVV bei Vertragsschluss als separates Dokument bereit.

(2) Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten Dritter (z. B. Namen, E-Mail-Adressen in hochgeladenen Dokumenten) ist erst nach Abschluss des AVV gestattet. FormConcierge weist den Nutzer bei Upload aktiv auf diese Pflicht hin und bietet den AVV-Abschluss digital an.

(3) Unabhängig vom AVV verarbeitet FormConcierge Bestandsdaten (Name, E-Mail des Nutzers) und Nutzungsdaten (Zeitstempel, Dateimetadaten) als Verantwortlicher gemäß der Datenschutzerklärung.

(4) Unterauftragnehmer/Subprozessoren: Die aktuell eingesetzten Subprozessoren werden in der Datenschutzerklärung aufgelistet. Änderungen an Subprozessoren werden dem Nutzer mindestens dreißig (30) Tage vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Der Nutzer hat das Recht, dem Einsatz eines neuen Subprozessors innerhalb dieser Frist aus sachlichem Grund zu widersprechen. Erfolgt ein Widerspruch und kann FormConcierge den Subprozessor nicht ersetzen, steht beiden Parteien ein Sonderkündigungsrecht zu.

(5) Datenresidenz: Sämtliche Kundendaten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union / des EWR verarbeitet und gespeichert, sofern nicht in der AVV abweichend vereinbart. API-Aufrufe an LLM-Anbieter erfolgen über EU-Endpunkte oder unter Einhaltung der in der AVV festgelegten Garantien.

§ 12 Datenverarbeitung, Logging & Retention

(1) Upload-Daten: Hochgeladene Dateien und daraus extrahierte Textdaten werden für die Dauer der aktiven Nutzung gespeichert und spätestens dreißig (30) Tage nach Abschluss des jeweiligen Projekts oder Uploads automatisch gelöscht, sofern nicht eine längere Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben oder vom Nutzer ausdrücklich gewünscht ist.

(2) Logging: FormConcierge speichert technische Logs (Zeitstempel, API-Statusmeldungen, Fehler-Codes) zur Sicherstellung des Betriebs und zur Fehlerdiagnose. Prompt-/Output-Inhalte werden in Logs nicht im Klartext gespeichert. Error-Traces können anonymisierte oder verkürzte Datensegmente enthalten und werden nach neunzig (90) Tagen gelöscht.

(3) Backups: Automatisierte Backups werden maximal dreißig (30) Tage vorgehalten und danach unwiderruflich gelöscht.

(4) Löschung bei Vertragsende: Nach Beendigung des Vertrages werden sämtliche Nutzer- und Auftragsdaten innerhalb von dreißig (30) Tagen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- oder steuerrechtlich) entgegenstehen. Auf Verlangen erhält der Nutzer vor Löschung eine vollständige Datenexportkopie in einem maschinenlesbaren Standardformat (JSON, CSV).

(5) Mandantentrennung: Sämtliche Kundendaten werden mandantengetrennt verarbeitet und gespeichert. Eine Einsichtnahme in Daten anderer Mandanten ist technisch ausgeschlossen.

§ 13 Verfügbarkeit & Support

(1) FormConcierge strebt eine Verfügbarkeit der Plattform von 98 % im Jahresmittel an (exklusive geplanter Wartungsfenster). Geplante Wartungsarbeiten werden mit einer Frist von mindestens 48 Stunden angekündigt und nach Möglichkeit außerhalb der Geschäftszeiten (Mo.–Fr. 09:00–17:00 MEZ) durchgeführt.

(2) Ein Überschreiten zulässiger Ausfallzeiten begründet einen Minderungsanspruch des Nutzers. Eine Garantie für 100 % Verfügbarkeit wird nicht übernommen.

(3) Support erfolgt per E-Mail in deutscher und englischer Sprache. Anfragen werden innerhalb von zwei (2) Werktagen beantwortet.

§ 14 Vergütung & Zahlung

(1) Die Vergütung richtet sich nach der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Preisliste. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Rechnungen sind innerhalb von vierzehn (14) Tagen nach Zugang ohne Abzug fällig. FormConcierge stellt Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung gemäß den geltenden E-Invoicing-Anforderungen bereit.

(3) Gerät der Nutzer in Verzug, ist FormConcierge berechtigt, nach vorheriger Mahnung mit angemessener Nachfrist den Zugang zur Plattform vorübergehend zu sperren, ohne dass der Vergütungsanspruch entfällt.

(4) Der Nutzer kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht besteht nur wegen Gegenansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis.

§ 15 Laufzeit & Kündigung

(1) Sofern nicht anders vereinbart, wird der Vertrag auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von jeder Partei mit einer Frist von einem (1) Monat zum Ende eines Kalendermonats in Textform gekündigt werden.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für FormConcierge insbesondere vor, wenn der Nutzer trotz Mahnung und Nachfristsetzung mit der Zahlung in Höhe von mindestens zwei Monatsbeiträgen in Verzug ist.

(3) Sonderkündigungsrecht bei Change of Control: Sollte FormConcierge ganz oder wesentlich an einen Dritten veräußert werden, steht dem Nutzer ein Sonderkündigungsrecht mit einer Frist von dreißig (30) Tagen nach Bekanntgabe des Eigentümerwechsels zu.

(4) Bei Vertragsende gelten die Datenlöschungsregelungen nach § 12 Abs. 4.

§ 16 Änderungen der AGB & der Software

(1) AGB-Änderungen: FormConcierge darf diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn die Änderung unter Berücksichtigung der Interessen von FormConcierge für den Nutzer zumutbar ist (z. B. Anpassungen an geänderte Rechtslage, neue regulatorische Anforderungen, neue Funktionen).

(2) Änderungen werden dem Nutzer mindestens sechs (6) Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Nutzer nicht innerhalb von vier (4) Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung, gelten die neuen AGB als angenommen. FormConcierge weist in der Änderungsmitteilung auf die Widerspruchsfrist und die Folgen des Schweigens hin. Bei Widerspruch steht beiden Parteien ein Kündigungsrecht zum Änderungszeitpunkt zu.

(3) Softwareänderungen: FormConcierge darf die Software weiterentwickeln (Updates, Bugfixes, neue Features), solange die wesentlichen vertraglich zugesicherten Funktionen erhalten bleiben (§ 3). Eine Verschlechterung der Leistungsqualität (z. B. durch Modell-Downgrade) berechtigt zur Minderung.

§ 17 Höhere Gewalt

(1) Keine Partei haftet für die Nichterfüllung oder verspätete Erfüllung ihrer Pflichten, soweit dies auf höherer Gewalt beruht (z. B. Naturkatastrophen, Pandemien, Krieg, behördliche Maßnahmen, großflächige Strom- oder Internetausfälle).

(2) Ausfälle von Drittanbietern (z. B. LLM-Providern, Cloud-Hosting) gelten nicht als höhere Gewalt, sofern sie nicht auf die in Absatz 1 genannten Ursachen zurückzuführen sind. Das Beschaffungsrisiko für die eingesetzten Drittanbieterleistungen trägt FormConcierge.

(3) Dauert die höhere Gewalt länger als dreißig (30) Tage, steht jeder Partei ein Sonderkündigungsrecht zu.

§ 18 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Gerichtsstand: Sofern der Nutzer Kaufmann im Sinne des HGB, juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertragsverhältnis Berlin, soweit die Vereinbarung nach § 38 ZPO zulässig ist. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Zuständigkeitsregelungen.

(3) Salvatorische Klausel: Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung tritt die einschlägige gesetzliche Regelung. Sollte sich hierdurch eine unbillige Härte für eine Partei ergeben, wird der Vertrag insgesamt unwirksam (§ 306 Abs. 3 BGB).

(4) Nebenabreden, Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Dies gilt auch für eine Abänderung dieser Textformklausel. Der Vorrang von Individualvereinbarungen (§ 1 Abs. 3) bleibt unberührt.

(5) Abtretung: Der Nutzer kann Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit vorheriger Zustimmung von FormConcierge in Textform abtreten. Die Zustimmung darf nicht unbillig verweigert werden.

(6) Referenzen: FormConcierge wird den Namen oder das Logo des Nutzers nicht ohne dessen vorherige Zustimmung in Textform für Referenzzwecke verwenden.